Политика за защита на личните данни на служители и кандидати за работа

/актуализация 05.04.2023 г/

„Тодос 2004“ ЕООД в качеството си на администратор на лични данни се ангажира да гарантира, управлява и защитава поверителността на личните данни, предоставени ни поради кандидатстване за работа или започване на такава при нас.

Във връзка с горепосоченото обявление ние спазваме Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО („Общ регламент относно защитата на данните“) и българското законодателство за защита на личните данни.

Кои сме ние?

„Тодос 2004“ ЕООД е българска фирма, с ЕИК: BG204334978 и адрес на управление Република България, гр. Бургас, бул. Сан Стефано 107, вх.В, ет.6.

Какви лични данни събираме и с каква цел ги използваме?

За по-голяма яснота ще уточним първо какво се разбира под понятието „лични данни“ според Европейската комисия: „всяка информация, свързана с идентифицирано или идентифицируемо живо физическо лице. Отделни данни, които, когато се съберат заедно, могат да доведат до идентифициране на конкретно лице, също представляват лични данни“. Пример за лични данни: имена, домашен адрес, имейл адрес, номер на лична карта, IP адрес и др.

Идентифициращи лични данни: имена, дата и място на раждане, гражданство, настоящ адрес.
Данни за контакт: имейл, телефонен номер, пощенски адрес.
Професионална или свързана със заетостта информация:

*Информация за завършено образование, курсове за квалификация и прилежащите към тях сертификати, професионален опит (време на заемане на длъжността, данни за бивш работодател, изпълнявани задължения), препоръки от бивш или настоящ работодател, информация за трудовия Ви стаж, посочена в професионални профили като LinkedIn.

*Информация, събрана по време на интервютата (като например бележки, водени от интервюиращия, резултати от тестове, резултати от въпросници за оценка на личността с насоченост към поведението, уменията, личностните характеристики и качества на лицето, извършена като част от процеса по подбор на персонал).

*Информация, свързана с Вашето текущо възнаграждение, включително социални придобивки.

*Друга информация, съдържаща се във Вашата кандидатура, която считате за относима и сте посочили във Вашата автобиография, мотивационно писмо и/или сте споделили по време на интервютата (като например предпочитания за работа, желание за преместване, текущо възнаграждение, очаквано възнаграждение, отличия или членство в професионални организации).

При одобрените кандидати за работа изискваме или може да изискаме да ни предоставите допълнителна информация в зависимост спецификите на вакантната позиция и изискванията на приложимото право за целите на сключване на трудов договор:

Медицинско свидетелство за започване на работа
Свидетелство за съдимост при материално отговорни лица и др.

„Тодос 2004“ ЕООД няма практика да събира лични данни, отнасящи се до расов или етнически произход, политически възгледи, обработка на генетични данни, биометрични данни с цел уникално идентифициране, религиозни или философски убеждения, членство в синдикални организации или данни относно здравето, сексуалния живот или сексуалната ориентация на кандидатите за работа или вече наетите служители. Затова Ви молим да не включвате такава информация в своите кандидатури. В случай, че все пак ни предоставите такава, Вие се съгласявате „Тодос 2004“ ЕООД да обработва чувствителни лични данни. Това ще бъде извършено при стриктно спазване на законовите изисквания.

Като администратор на лични данни на служители, партньори и клиенти на „Тодос 2004“ ЕООД ние използваме наличната лична информация единствено и само за изготвяне, верифициране и поддържане на договора на служителя/работника и за неговите законови интереси.

Личните данни, които „Тодос 2004“ ЕООД събира и обработва следва да бъдат точни и при необходимост да се актуализират. Личните данни се заличават или коригират, когато се установи, че са неточни или несъответстващи на целите, за които се обработват. Също така събраните от нас лични данни се съхраняват и обработват за срок не по-дълъг от необходимия за изпълнение на целите, за които тези лични данни са били събрани, а именно:

За предварителен подбор на кадри, чиито лични качества, професионален опит и квалификация биха отговаряли на изискванията за свободната длъжност.
За осъществяването на контакт с Вас с цел уговорка за интервю, да ви информираме за резултат от проведено такова и получаване на допълнителна информация относно кандидатурата Ви.
Организиране на разговор с цел тестване на езикови умения и компетенции, мотивация, достоверност на предоставената ни от Вас информация за образование и професионален опит, необходими за заемане на позицията, за която сте кандидатствали.
Изпращане на оферта за работа или отказ от обща съвместна дейност, както и предложение за друга свободна позиция, която би била по-подходяща за Вас.
Ще ви изпратим предложение за бъдещи свободни работни позиции или възможност за сътрудничество само ако преди това сте ни дали Вашето изрично съгласие.
Тестване на устройството и интернет връзката, с които ще работите в домашни условия, както и средата за работа, която трябва да отговаря на всички условия за безопасност на работната среда.
За изготвянето на необходимите за започване на работа документи, в случаите, когато се стигне до споразумение, както и за организация на работния процес.

Начини за набиране на лични данни

1. Директно – събраните лични данни са ни изпратени от Вас под формата на: автобиография, мотивационно писмо, препоръка, сертификати и дипломи.
2. Индиректно – събраните данни са с един от следните източници на информация:

-Професионални социални мрежи (например LindedIn) – В този тип социални мрежи Вие сте избрали чрез специфични настройки каква част от Вашата лични информация като професионален опит, предишни работодатели, професионални компетенции и др. да бъде споделена с останалите потребители. Постове, отнасящи се до Вашия личен живот, няма да бъдат разглеждани и вземани под внимание при оценка на цялостната Ви кандидатура.

-Агенция за подбор на персонал – В случаите, когато използваме професионалните услуги на агенция за подбор на персонал, ние бихме могли да получим личната информация от служителите на тази фирма. Съгласие за обработка на данните Ви би трябвало да бъде попълнено и в съответната агенция.

-Бивши работодатели и колеги – Ние може да получим Ваши лични данни от препоръки от Ваши настоящи и бивши работодатели или колеги, в случай, че ни предоставите такива препоръки или ако дадете съгласие да осъществим контакт с такива трети лица.

-Преглед на наша база данни с кандидати за работа – Ние може да направим преглед на нашата база данни с кандидати за работа, за да извършим проучване за подходящ кандидат във връзка с конкретна кампания по подбор на персонал, в случай, че сте дали съгласие да запазим Вашите лични данни за бъдещи свободни работни места или други възможности за работа.

Задължени ли сте да ни предоставите Ваши лични данни?

Предоставянето на лични данни е доброволно, но необходимо за целите на процеса по подбор на персонал и наемането на такъв. Вие не сте задължен/а по силата на действащото законодателство или по силата на договор да предоставяте Вашите лични данни на „Тодос 2004“ ЕООД в хода на процеса по подбор на персонал. Въпреки това, в случай, че не ни предоставите достатъчно информация, ние може да сме поставени в невъзможност да разгледаме или да придвижим Вашата кандидатура.

Предоставят ли се Вашите лични данни на трети лица?

Ние може да споделяме лични данни с доверени трети лица, които ни подпомагат в осъществяването на нашите бизнес дейности и ни предоставят навременни и качествени услуги. Тези трети лица са правно обвързани да защитават по подходящ начин данните, които им поверяваме. Ние може да ангажираме някои или всички от следните категории трети лица:

Бизнес партньори и клиенти на „Тодос 2004“ ЕООД, които участват пряко в процеса по подбор на кадри към съответния проект;
Лицензирани фирми, адвокатска кантора, счетоводство, които изготвят документи, свързани с назначението Ви;
Лица, които улесняват администрирането на нашия бизнес или подпомагат нашата инфраструктура или услуги (като например доставчици на телекомуникационни услуги, пощенски или транспортни услуги, услуги по съхранение и архивиране, услуги по поддръжка или унищожаване на носители на данни, облачни софтуерни услуги);
Служители на държавни институции, ангажирани с проверка дейността на фирмата;
Съдилища, органи на принудителното изпълнение или други правителствени и регулаторни агенции и структури или до други трети страни в зависимост от и съобразно с разпоредбите на приложимото право или действащите регулации;

Къде и за колко време съхраняваме Вашите лични данни?

Ние съхраняваме лични данни на сървъри, намиращи се в Европейското икономическо пространство (ЕИП). Независимо от местоположението, „Тодос 2004“ ЕООД се задължава да защитава Вашите данни с най-добрите предпазни мерки и съгласно действащото законодателство. Като партньор на големи международни компании ние бихме могли да прехвърлим част от данните на фирми извън страните от ЕИП, когато бихме имали основателна бизнес причина. В този случай организацията ни се задължава да защитава по подходящ начин личните данни, като използва стандартни договорни клаузи във формат, одобрен от Европейската комисия, наред с други мерки, за да осигури адекватност, гарантираща, че правата Ви за защита на данните пътуват заедно с Вашите данни.

„Тодос 2004“ ЕООД съхранява и обработва събраните лични данни за срок не по-дълъг от необходимия за изпълнение на целите, за които личните данни са били събрани. Колко дълго съхраняваме вашите данни зависи от вида на данните и целта, поради която биват обработвани.

Какви са Вашите права съгласно законодателството за защита на личните данни и как бихте могли да ги упражните?

Право на информация и достъп до личните Ви данни, обработвани от „Тодос 2004“ ЕООД – можете да поискате информация каква лична информация събираме, използваме или разкриваме. Имате право да се осведомите за събраната до момента лична информация за Вас през последните дванадесет месеца.
Право на коригиране на неточни лични данни, обработвани от „Тодос 2004“ ЕООД – Вие можете да изискате от нас да коригираме записаните данни, в случай на неточна или непълна информация за Вас.
Право на изтриване на личните данни („право да бъдеш забравен“) – имате право да изискате от нас да изтрием цялата налична информация за Вас в нашата база данни. При определени обстоятелства може да не можем да изтрием Вашата лична информация, например, за да спазим законовите задължения или да завършим бизнес транзакция, която сте поискали.
Право на ограничаване на обработването на личните данни – Вие може да изискате от нас временно да ограничим обработването на Ваши лични данни, ако оспорите точността им, предпочитате да ограничите обработването на данните, вместо да поискате от нас да ги изтрием или желаете да ги запазим за Вас за целите на установяване, упражняване или защита на правни претенции. Възможно е обработването на Ваши лични данни да бъде временно ограничено, докато установим дали имаме законни основания за обработването им, които имат преимущество. Може да изискате от нас да Ви уведомим преди отмяната на временното ограничаване на обработването.
Право на преносимост на личните им данни – В някои случаи, когато сте ни предоставили Ваши лични данни, Вие може да изискате от нас да прехвърлим тези лични данни директно до друго дружество, когато това е технически осъществимо.
Право на възражение – Вие можете да възразите срещу използването на Ваши лични данни, ако вече нямаме право да ги използваме. В тези случаи ние няма да продължим да обработваме Ваши лични данни, освен ако не докажем наличието на убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.
Право на оттегляне на съгласието за обработка на данните – имате право по всяко време да оттеглите вече даденото си съгласие за обработка на Вашите лични данни.

Можете да упражните изброените по-горе Ваши права, като ни изпратите писмено заявление до нашето длъжностно лице по защита на личните данни – Стефан Христов, на имейл: dpo@todosconsulting.com или на адрес: гр. Бургас, бул. Сан Стефано 107, вх. В, ет.6.

Вие имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни и да докладвате Вашите притеснения във връзка с начина, по който обработваме лични данни, както следва:

Пощенски адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ 2

Телефонен номер: + 359 (2) 91-53-518

електронна поща: kzld@cpdp.bg

Интернет страница: www.cpdp.bg

Промени в настоящата политика за защита на личните данни

„Тодос 2004“ ЕООД си запазва правото да прави промени в настоящия текст, които ще бъда своевременно актуализирани и публикувани на официалния ни сайт.

В случаите, когато извършваме промени, ще обозначим датата на последната актуализация в началото на този документ.

Заявление за упражняване на права на субекта на данни (БГ)

Request to exercise data subject rights (EN)